Wenn Sie für eine Tochtergesellschaft oder Repräsentanz in Russland verantwortlich sind, kommen Sie um die russische Buchhaltung nicht herum.
Denn alle in Russland registrierten Unternehmen, einschließlich Repräsentanzen und Tochtergesellschaften ausländischer Gesellschaften, sind gesetzlich dazu verpflichtet, eine Buchhaltung zu führen und den Behörden regelmäßig über die Geschäftstätigkeit zu berichten. Diese Pflicht besteht auch dann, wenn das Unternehmen noch keine Umsätze macht oder gar keine kommerzielle Tätigkeit ausführt. Dieser Artikel gibt Ihnen einen Überblick über die Grundlagen und wichtigsten Aspekte der russischen Buchhaltung.
Wenn man als Geschäftsführer oder Repräsentanzleiter mit der Praxis der russischen Rechnungslegung in Kontakt kommt, merkt man schnell, dass es dabei extrem bürokratisch, formalistisch und arbeitsaufwendig zugeht. Mit dem Abbilden wirklicher Tatbestände oder den Informationsanforderungen des buchführenden Unternehmens hat das extensive Erstellen, Sammeln, Unterschreiben, Stempeln und Archivieren von Dokumentenbergen dabei weniger zu tun. In der Regel geht es zuerst um das Einhalten von Vorschriften und Formalitäten.
Die wichtigsten Dokumente im Tagesgeschäft einer russischen Tochtergesellschaft
Anders als in Deutschland, ist die Rechnung allein für buchhalterische und steuerliche Zwecke nicht ausreichend. Zu jeder Rechnung gehören immer noch zwei weitere Dokumente – die Rechnung-Faktura, auf Russisch „Schjot-Faktura“, und das Übergabeprotokoll für erbrachte Leistungen oder Warenlieferungen. Die Rechnung selber, auf Russisch „Schjot“, gilt lediglich als Einladung zur Zahlung.
Die Rechnung-Faktura ist ein Beleg, der die im Rechnungsbetrag enthaltene Umsatzsteuer gesondert ausweist. Liegt dieser Beleg nicht vor, können Sie die für eine Ware oder Dienstleistung gezahlte Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer geltend machen.
Damit eine bereits bezahlte Rechnung tatsächlich als Aufwand verbucht werden kann, bedarf es neben Rechnung und Rechnung-Faktura noch des Übergabeprotokolls, in welchem sich die Vertragsparteien noch einmal schriftlich zusichern, dass eine Leistung ordnungsgemäß erbracht bzw. eine Ware ordnungsgemäß übergeben wurde und keine Beanstandungen vorliegen. Auf Russisch heißt dieses Protokoll für Dienstleistungen „Akt Peredachi-Prijoma“ und für Warenlieferungen „Tovarnaja Nakladnaja“.
Russische Rechnungsdokumente werden oft im Voraus per E-Mail oder Fax zugesendet. Um wirksam zu sein, müssen alle russischen Buchhaltungsdokumente jedoch immer im Original mit Unterschrift und blauem runden Firmenstempel vorliegen. Ein ausgedruckter Email-Anhang, ein Fax oder eine Kopie sind als Nachweis nicht ausreichend.
Achtung: Für alle Ausgaben Ihrer russischen Tochtergesellschaft müssen immer Rechnung, Rechnung-Faktura und Übergabeprotokoll vorliegen. Nur so können diese Ausgaben als Aufwand anerkannt und die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend gemacht werden.
Bei Ausgaben in bar oder per Kreditkarte sollten Sie darauf achten, dass auf dem Kassenausdruck die Steuernummer des Zahlungsempfängers angegeben und die Leistungen vollständig aufgelistet und genau benannt sind. Bei Wareneinkäufen ist zusätzlich noch ein „Tovarnyi Tschek“ anzufordern. Dabei handelt es sich um ein Dokument, welches alle eingekauften Artikel ein weiteres Mal detailliert auflistet. Eine Rechnung-Faktura wird beim Barkauf nicht ausgestellt. Barzahlungen berechtigten also nicht zum Abzug der Vorsteuer.
Wenn Sie Bargeld in der Firmenkasse halten möchten, muss eine offizielle Kasse mit Kassenbuch geführt werden. Dafür müssen im Vorhinein bei der Hausbank das so genannte Kassenlimit und ein Formularblock (Scheckbuch) zur Bargeldabhebung beantragt werden. Im Rahmen der Kassenhaltung sind bei jeder Ein- und Auszahlung weitere formalisierte Kasseneinnahme-, Kassenausgabe- und Vorschussbelege zu erstellen. In einer Art Spesenabrechnung, auf Russisch „Avansovy Otschjot“, werden dann nochmals alle Ausgaben erfasst.
Vorsicht bei Einnahmen in bar oder per Kreditkarte. Um diese erzielnen zu können, muss bei den Steuerbehörden zuerst ein offizieller Kassenapparat registriert werden. Jedoch dürfen auch nach der Registrierung die Kasseneinzahlungen nicht mit den Kassenauszahlungen verrechnet werden, sondern müssen gesondert bei der Bank eingezahlt werden. Die Annahme von Bargeld ohne registrierten Kassenapparat ist strafbar.
Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, sowie Körperschaftssteuererklärung sind quartalsweise bei den Steuerbehörden einzureichen. Hinzu kommen weitere Meldungen an die Sozialversicherungs- und Statistikbehörden. So dass insgesamt jedes Quartal mehr als 15 Berichte zu erstellen sind.
Internationale Zahlungen unterliegen der Devisenkontrolle. Bei einer Zahlung an Ihre Tochtergesellschaft von mehr als 5000 USD muss bei der russischen Hausbank ein so genannter Handelspass, auf russisch „Passport Sdelki“ beantragt werden. Dafür sind alle dieser Zahlung zugrunde liegenden Dokumente, also Verträge, Rechnungen etc., einzureichen.
Verträge können zwar in Fremdwährungen wie Euro oder US-Dollar abgeschlossen werden, die Zahlungen, ob bar oder bargeldlos, müssen jedoch immer in russischen Rubel erfolgen. Hierdurch entstehen häufig Währungskursdifferenzen zwischen den Daten der Verbuchung und der Zahlung der Leistung, woraus sich eine Verdopplung der Buchungssätze und Probleme bei der Berechnung der Umsatzsteuer ergeben.
Damit Sie in Russland langfristig auf der sicheren Seite sind, empfehlen wir, die Buchhaltung in gute und professionelle Hände zu geben. Konkret bedeutet dies, die Einstellung eines erfahrenen und qualifizierten Hauptbuchhalters oder die Auslagerung der Buchhaltung an einen professionellen Buchhaltungsanbieter, der Ihnen diese Tätigkeiten abnimmt, Ihre Sprache spricht und Ihnen für Ihre eigentliche Arbeit in Russland den Rücken frei hält.
Wenn Sie mehr über Buchhaltung und Steuern in Russland erfahren möchten, dann lesen Sie hier die Broschüre zu diesem Thema: http://www.rufil-consulting.com/publication/buchhaltung_und_steuern_in_russland.pdf
Dieser Artikel wurde in der Sonderausgabe “Business in Russland” der MDZ Moskauer Deutsche Zeitung, Ausgabe Frühjar 2011, veröffentlicht.
Autor: Philipp Rowe, RUFIL CONSULTING