Die 7 wichtigsten Dinge für eine Unternehmensgründung in Russland

Sie wollen ein Unternehmen in Russland gründen? Sehr gut. Denn genau darum geht es in diesem Text. Russland bietet internationalen Unternehmen viele Geschäftschancen. Und jeder Unternehmer weiß: wo Chancen sind, sind auch immer Risiken. Die Risiken bei der Firmengründung in Russland sind divers: fremde Sprache, Bürokratie, Intransparenz, andere Gesetze und eine andere Geschäftskultur. Wie geht man damit um?

Die Gründung einer in Russland registrierten Firma ist nicht so schwer und teuer, wie viele vielleicht denken. Vorausgesetzt, die folgenden Sieben Dinge werden bei der Firmengründung beachtet:

Erstens: Der Russlandplan.

Auch wenn nicht alles im Leben und im Geschäft vorausgeplant werden kann, gilt: Ohne Plan kein Ziel. Und das trifft auch auf die Unternehmensgründung in Russland zu.

Für den Russlandplan braucht es Informationen aus zwei Richtungen. Zum einen: Wie soll das Geschäftsmodell für Russland aussehen? Wie sieht das Geschäftsmodell zu Hause oder in anderen Ländern aus? Und wie kann dieses Geschäftsmodell gegebenenfalls für Russland angepasst werden? Außerdem: wie läuft der Prozess der Firmenregistrierung in Russland ab? Wie viel kostet die Unternehmensgründung, der Unternehmensunterhalt und wie hoch sind die Fixkosten?

Wenn das Geschäftsmodell die Einfuhr von Waren vorsieht, sollten Sie sich vorher über die Einfuhrbedingungen, Logistikpartner und Zollbestimmungen und Zertifizierungen informieren. Auch die grundlegenden Infos über Arbeitsrecht, Gesellschaftsrecht, Buchhaltung und Steuern sollten eingeholt werden.

Was sind darüber hinaus die wichtigsten Unterschiede in Kultur, Mentalität und Geschäftsgebaren? Wie prüft man, wem man vertrauen kann – und wem besser nicht? Durch diese Informationen sinkt das Risiko, grobe Fehler zu machen. Es sinkt auch das Risiko, dass man an die falschen Partner gerät oder die falschen Mitarbeiter einstellt. Apropos Partner: wussten Sie, dass in den allermeisten Fällen Ausländer 100% der Anteile an russischen Gesellschaften halten können und ein russischer Partner vom Gesetz nicht vorgeschrieben ist?

Zweitens: Die Finanzierung des Unternehmens.

Achten Sie darauf, dass die Finanzierung des Unternehmens geklärt und gesichert ist. Vor allem in der Startphase. Denn: Ab dem Tag der Registrierung hat das Unternehmen finanzielle Verpflichtungen. Die Adresse muss bezahlt werden, es muss von Tag eins eine Buchhaltung geführt, und Steuerberichte müssen erstellt werden. Das Gehalt – mindestens des Geschäftsführers – muss gezahlt werden. Zweimal pro Monat. Und dazu kommen natürlich die weiteren Ausgaben, die ein Unternehmen, welches man aufbaut, zu leisten hat.

Es gibt grundsätzlich vier Möglichkeiten der Finanzierung:

• Ein Darlehen – verzinst und zurückzahlbar
• Ein hoch angesetztes Stammkapital
• Schaffung einer zusätzlichen Kapitaleinlage
• Oder die russische Gesellschaft stellt eine Rechnung an die Muttergesellschaft aus

Überweisungen aus dem Ausland nach Russland dauern einige Zeit und müssen durch die Währungskontrolle. Dafür müssen Dokumente vorbereitet und übersetzt werden – ein aufwändiger administrativer, bürokratischer Prozess. Dazu empfiehlt es sich, Fachkräfte zu konsultieren, welche auf die Arbeit mit den russischen Banken und der Währungskontrolle spezialiert sind.

Drittens: Die Registrierungsadresse

Für die Unternehmensregistrierung braucht es natürlich eine Adresse – in einer reellen Immobilie. Die erste Voraussetzung dafür ist, dass der Eigentümer der Immobilie bereit ist, einen sogenannten Garantiebrief auszustellen. Dieser Garantiebrief bestätigt explizit, dass das Unternehmen in der genannten Immobilie ansässig sein wird und die genannte Adresse für die Registrierung nutzen darf. Außerdem muss ein vollwertiger Mietvertrag oder Untermietvertrag vorliegen, welcher das Recht, diese Adresse als sogenannte juristische Adresse zu führen, explizit nennt.

Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass Mitarbeiter des Steueramtes die angegebene Registrierungsadresse aufsuchen. Deshalb muss unbedingt dafür gesorgt werden, dass an der Adresse jemand anzutreffen ist, der bestätigt, dass das Unternehmen dort ansässig ist – und der grundlegende Auskunft zur Tätigkeit des Unternehmens geben kann.

Viertens: Der Geschäftsführer

Jede russische Firma braucht einen Geschäftsführer. Auf Russisch sagt man „Generalny Direktor“ oder Generaldirektor. Dieser muss schon bei der Beantragung der Gründung feststehen und eingetragen sein. Ausländer dürfen nur dann Geschäftsführer in einer russischen Gesellschaft sein, wenn Sie eine Arbeitserlaubnis haben. Die Beantragung der Arbeitserlaubnis für ausländische Generaldirektoren und Mitarbeitende dauert in der Regel 3 Monate und die Beantragung kann erst begonnen werden, wenn die Registrierung der Firma abgeschlossen ist. Genau wie in anderen Ländern auch, sollte man gut darauf achten, wen man als Geschäftsführer seines Unternehmens auswählt. In Russland kommen einige Besonderheiten hinzu:

Der Geschäftsführer hat in Russland weit mehr Rechte und Vollmachten im Unternehmen, als zum Beispiel in Deutschland. Diese sind in der Geschäftspraxis schwer einzuschränken. In Russland gilt: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.

Eine Möglichkeit smarter Überwachung: Interim Management. Dabei tritt ein Rechtsanwalt als in der Kundenfirma eingetragener Geschäftsführer auf und handelt ausschließlich im Interesse und auf Anweisung des Kunden.

Fünftens: Die Registrierung

Wie wollen Sie Ihre Firma in Russland nennen? Achten Sie auf den richtigen Firmennamen!

Es gibt zum Beispiel Worte, die ein Firmenname nicht oder nicht ohne Sondergenehmigung tragen darf. Nämlich die Worte Russland, Moskau, und weitere Namen von Städten, Regionen und territorialen oder kulturellen Objekten oder Einheiten Russlands. Für die Registrierung außerdem unabdingbar: die Übersetzung und Beglaubigung ausländischer Dokumente

Alle im Ausland ausgestellten Dokumente müssen von einem Notar beglaubigt, mit einer internationalen Apostille versehen, dann nach Russland gesendet und notariell übersetzt werden. Bei der Übersetzung und Transkribierung gilt es darauf zu achten, dass sie der von den Behörden geforderten Form und Wortwahl entspricht. Russland ist bürokratisch und formalistisch. Das heißt: die Form ist nicht weniger wichtig, als der Inhalt der Dokumente.

Alles wird bis ins Detail geprüft und es kommt regelmäßig zu Verzögerung oder Abbruch des Registrierungsverfahrens auf Grund von Formfehlern in der Übersetzung. Die gleichen strengen Anforderungen gelten auch für die bei der Registrierung einzureichenden Gründungsdokumente. Satzung und Gesellschaftervertrag sind juristisch genau zu prüfen und ausarbeiten zu lassen. Sie müssen der Form der Registrierungsbehörde genau entsprechen und gleichzeitig die Interessen der Gesellschafter schützen.

Außerdem ganz wichtig: der Gründer muss persönlich bei dem Notar in Russland erscheinen. Deshalb sollte vorher geklärt werden, ob und dass der Gründer einreisen darf. Dass alle Visafragen geklärt sind. Auch eine Ferngründung ohne Einreise des Gründers oder der Erwerb einer Vorratsgesellschaft kann eine gute Möglichkeit sein, das Geschäft in Russland schneller zu beginnen.

Sechstens: Das Stammkapital

Das Mindeststammkapital für die Gründung einer russischen GmbH beträgt 10.000 Rubel – also ca. 125 Euro. Unbedeingt zu beachten: das Kapital muss eingezahlt werden. Ansonsten gibt es Probleme mit der russischen Steuerbehörde oder mit den russischen Partnern. Ein guter Buchhalter erinnert im Zweifel daran, das Stammkapital rechtzeitig einzuzahlen.

Siebtens: Das russische Arbeitsrecht

Wie auch in Deutschland, Arbeitsrecht spielt in Russland eine wichtige Rolle. Arbeitsverträge – ob mit dem Generaldirektor oder anderen Mitarbeitern – müssen richtig ausgearbeitet sein und russischem Recht entsprechen. Ausländische Mitarbeiter sollten nur in Übereinstimmung mit der vorliegenden Arbeitserlaubnis eingestellt werden. Es ist wichtig, dass das Datum des Arbeitsbeginns auf keinen Fall vor dem Datum der Ausstellung der Arbeitsgenehmigung liegt.

Darüber hinaus müssen Gehälter in Russland zweimal pro Monat ausgezahlt werden. Besondere Aufmerksamkeit erfordert auch das Thema Kündigung. Egal, ob der Arbeitnehmer oder der Arbeitgeber kündigt: alle arbeitsrechtlichen Normen und Formen müssen genauestens eingehalten werden.

Rufil Russia Consulting bietet einen umfangreichen One-Stop-Service für Gründerinnen und Gründer in Russland. Auf seiner Webseite stellt das Unternehmen zudem kostenfrei Publikationen, Leitfäden und weitere Informationen zum Thema Unternehmensgründung, -beratung und Management zur Verfügung.