Was ist eine elektronische Unterschrift?
Eine elektronische Signatur ist eine Unterschrift in elektronischer Form. Sie ermöglicht es den Unterzeichnern, die Bedingungen eines Dokuments zu bestätigen oder ihnen zuzustimmen, genau wie bei der handschriftlichen Signatur. Eine elektronische Signatur ist im Wesentlichen ein Verfahren, bei dem digitale Tools eingesetzt werden, um den Unterzeichner zu authentifizieren und die Integrität des Dokuments zu bestätigen.
Digitale Signaturen sind eine Art elektronischer Signatur, die komplexe Algorithmen, Zertifizierungsstellen (CAs) und Vertrauensdiensteanbieter (TSPs) verwenden, um den Unterzeichner und die Integrität des Dokuments zu authentifizieren.
Rechtliche Wissen über E-Signaturen
Elektronische Signaturen sind genauso rechtsverbindlich wie handschriftliche Unterschriften – das entsprechende Gesetz hierzu lautet Signaturgesetz. Im Jahr 2000 wurde in den USA das E-Sign-Gesetz verabschiedet, das rechtlich definiert, was eine elektronische Signatur ist und sie mit denselben rechtlichen Befugnissen ausstattet wie eine herkömmliche Unterschrift. Fast alle Bundesstaaten haben auch den Uniform Electronic Transactions ACT (UETA) verabschiedet, der elektronische Signaturen zulässt. Einige wenige Arten von Dokumenten, wie z.B. Testamente, können nicht elektronisch unterzeichnet werden.
Elektronische Vs. Digitale Signaturen: Der subtile Unterschied
Der Unterschied zwischen einer elektronischen und einer digitalen Signatur ist für jeden, der ein Dokument versendet oder unterschreibt, nicht sehr auffällig. Für Prüfer, Compliance-Beauftragte, Richter und Aufsichtsbehörden sind sie jedoch nicht ganz so subtil. Eine elektronische Signatur ist ein allgemeiner Begriff für jede elektronisch übermittelte Unterschrift – sei es eine digital geschriebene Unterschrift auf einem Dokument oder eine Unterschrift, die durch einen elektronischen Dokumentensignaturdienst wie Yousign erzeugt wird. Die elektronische Signatur ist primär ein rechtlicher Begriff. Die eIDAS-Verordnung der EU sowie das Vertrauensdienstegesetz unterscheiden zwischen drei verschiedenen Signaturebenen: der Einfachen Elektronischen Signatur (EES), der Fortgeschrittenen Elektronischen Signatur (FES) und der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES). Die digitale Signatur meint ein asymmetrisches kryptographisches Verfahren, bei dem durch ein aufwendiges Verschlüsselungsverfahren Unterzeichner und Dokument unwiderruflich miteinander verbunden werden.
Standardmäßige elektronische Signaturen können für Vereinbarungen und Genehmigungen ausreichen, bei denen die Sicherheits- und Compliance-Standards lax sind. Denken Sie an Situationen, in denen ein Personalverantwortlicher die Urlaubszeit eines Mitarbeiters genehmigen muss. Für den internen Gebrauch mag eine elektronische Unterschrift ideal sein.
Wenn Sie jedoch mit Prozessen zu tun haben, die strengen Sicherheits- und Compliance-Standards unterliegen, ist eine digitale Unterschrift genau das Richtige für Sie. Grundsätzlich sind digitale Signaturen eine Untergruppe elektronischer Signaturen mit speziellen Funktionen, die sich besser für Branchen wie das Rechts- und Gesundheitswesen eignen. Digitale Signaturen verfügen über Prüfprotokollfunktionen, Verschlüsselung und andere Backend-Tools, um die Echtheit der Unterschrift zu gewährleisten. Sie werden gerne für Verträge, Steuerunterlagen, Versicherungsformulare usw. verwendet.
Merkmale von elektronischen Signaturen:
- Elektronische Signaturen sind handschriftlichen Unterschriften überlegen. Sie sind sofort verfügbar, übertragbar, rechtsverbindlich und sie reduzieren die Umweltbelastung. Und sie werden oft von einer Technologie unterstützt, die die Echtheit der Unterschrift sicherstellt.
- Elektronische Signaturen beschleunigen Genehmigungen und Vereinbarungen, indem sie Leerlaufzeiten aus dem Prozess eliminieren. Mit elektronischen Signaturen brauchen Sie nicht auf die Post zu warten oder sich ins Auto zu setzen, um Dokumente zu verschicken. In dem Moment, in dem Sie Ihre elektronische Signatur auf ein Dokument setzen, können Sie zum nächsten Schritt übergehen.
- Elektronische Signaturen machen das Unterschreiben von Dokumenten viel einfacher. Mithilfe elektronischer Signaturen können Sie von praktisch überall auf der Welt auf jedem beliebigen Gerät unterschreiben oder Unterschriften anfordern. Sie müssen Ihr Dokument nicht ausdrucken, unterschreiben, einscannen oder ein Faxgerät benutzen.