Wer in Russland eine Tochtergesellschaft oder eine Repräsentanz eröffnen möchte, muss schon bei der Gründung eine offizielle Adresse des Unternehmens angeben. Deutsche Firmen stehen damit spätestens jetzt vor der Aufgabe, sich mit diesem Thema zu beschäftigen.
Die offizielle Adresse, unter der das Unternehmen registriert ist, heißt in Russland juristische Adresse. Sie dient den Behörden, in erster Linie dem Finanzamt, als Kontaktadresse. Jedes Unternehmen in Russland braucht eine juristische Adresse. Eine solche Adresse zu erhalten, ist auf verschiedenen Wegen möglich, wobei zwei hervorzuheben sind.
1. Ihr Unternehmen mietet die juristische Adresse mit Büro
Das ist die Vorzugsvariante. Wenn Sie ein Büro mieten, achten Sie darauf, dass Ihr Vermieter Ihnen auch das Recht einräumt, diese Büroadresse als juristische Adresse für Ihre Firma zu verwenden. Lassen Sie sich dieses Recht immer schriftlich bestätigen, entweder direkt im Mietvertrag oder durch ein offzielles Schreiben mit Unterschrift und Firmenstempel. Auch eine beglaubigte Kopie der Urkunde über das Eigentum an der Immobilie müssen Sie bei der Firmenregistrierung dem Nachweis der juristischen Adresse beilegen.
Mündliche Zusagen reichen nicht aus. Wenn Ihr Vermieter Ihnen nicht erlauben sollte, die Büroadresse auch als juristische Adresse zu nutzen – suchen Sie sich einen anderen Vermieter.
2. Ihr Unternehmen mietet nur die juristische Adresse ohne Büro
Unter Umständen kann es sinnvoll sein, zunächst nur die juristische Adresse und noch kein Büro zu mieten. Wenn der russische Vermieter es zum Beispiel ablehnt, einen Mietvertrag mit einer noch nicht gegründeten Firma zu schließen, oder wenn das deutsche Unternehmen am Anfang noch kein eigenes Büro gefunden hat, bietet sich unter Umständen für eine Übergangszeit die Anmietung einer separaten juristischen Adresse an. Achten Sie dabei aber unbedingt darauf, dass es sich um eine gute Adresse handelt.
Eine gute juristische Adressen erkennen Sie daran, dass …:
… die Adresse nicht beliebigen Interessenten zur Verfügung gestellt wird, sondern nur ausgewählten Unternehmen, etwa den Mandanten einer Rechtsanwalts- oder Steuerberatungskanzlei. Die Anmietung der juristischen Adresse bei einer Steuerberatungskanzlei hat auch deshalb Vorteile, weil Besucher vom Finanzamt direkt auf kompetente Mitarbeiter – im besten Fall den zuständigen Hauptbuchhalter – treffen.
… die Erreichbarkeit sichergestellt ist. Neben einer funktionierenden Rezeption muss auch die Postannahme organisiert sein. Auf die russische Post ist wenig Verlass. Ein Unternehmen, das die juristische Adresse zur Verfügung stellt, sollte das Abholen der Post beim Postamt und die Weiterleitung zu Ihnen garantieren können.
Vorsicht: Verwenden Sie keine Massen- oder Scheinadressen als juristische Adresse! Deutsche Unternehmen sollten davon unbedingt die Hände lassen. Schlechte juristische Adressen können zu Problemen bei der Firmenregistrierung, bei der Eröffnung eines Bankkontos und auch bei der Teilnahme an Ausschreibungen führen. Schlechte juristische Adressen erkennen Sie daran, dass …:
… sie oft am Stadtrand gelegen und relativ billig sind.
… sie von einem Anbieter stammen, der in der Regel auf die Vermietung von Massenadressen spezialisiert ist. Daher sind unter einer Adresse dann Tausende von Unternehmen gleichzeitg registriert.
… die Adresse nicht besucht werden kann. Das heißt, es gibt keine Rezeption und keine Organisation der Korrespondenz. Besucher werden nicht empfangen und Korrespondenz wird nicht weitergeleitet.
Wenn Sie sich dafür entscheiden, in Russland zunächst nur eine juristische Adresse ohne ein Büro zu unterhalten, achten Sie darauf, dass es eine gute Adresse ist und dass eine Anwalts- oder Buchhaltungsfirma unter dieser Adresse zu erreichen sind. Für die Anfangs- oder eine Übergangszeit kann eine juristische Adresse ohne Büro sicherlich Vorteile haben. Langfristig ist ein eigenes Büro in Moskau aber die bessere Lösung.
Dieser Artikel ist in der Sonderpublikation der Moskauer Deutschen Zeitung “Business in Russland” erschienen, Ausgabe 01/2013, vom April 2013. Er ist hier als PDF-Version verfügbar.
Weitere Informationen zur juristischen Adresse finden Sie unter folgenden Links:
http://www.rufil-consulting.com/index.php/de/dienstleistungen/bueros-in-moskau
http://www.rufil-consulting.com/index.php/de/dienstleistungen/bueros-in-moskau/juristische-adresse-im-german-business-campus
Autor: Philipp Rowe, RUFIL CONSULTING